Factura electrónica obligatoria para autónomos (2026)

La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos en España viene impuesta por la Ley 18/2022 Crea y Crece (BOE-A-2022-15818) con un calendario de implantación que se ha ido escalonando con desarrollos reglamentarios y prórrogas. El objetivo de la norma es reducir la morosidad B2B y mejorar la trazabilidad fiscal. Esta guía resume el estado vigente, qué cuenta como factura electrónica válida, los formatos admitidos y las plataformas que la mayoría de autónomos utilizan.

De un vistazo

Calendario de obligación

La obligación de emitir factura electrónica entre empresas y autónomos se aplica por tamaño del emisor:

• Empresas y autónomos con facturación anual superior a 8 millones de euros: obligación desde la entrada en vigor del reglamento de desarrollo (12 meses tras su publicación oficial).
• Resto de empresas y autónomos: obligación a los 24 meses desde la publicación del reglamento.

El calendario exacto se concreta en el reglamento de desarrollo de la Ley 18/2022. Conviene comprobar el BOE actualizado antes de descartarse de la obligación, porque los plazos pueden modificarse por sucesivas órdenes.

Factura electrónica vs VeriFactu: dos obligaciones distintas

Es importante no confundir dos marcos normativos que conviven en 2026:

Una factura puede ser electrónica + VeriFactu simultáneamente si se emite en formato Facturae desde software homologado VeriFactu. Lo habitual a partir de 2026 será cumplir ambas obligaciones con el mismo software certificado.

Qué cuenta como factura electrónica válida

La normativa exige tres cosas para que una factura sea "electrónica" a efectos legales, más allá de ser un PDF:

1. Formato estructurado: contenidos en un esquema procesable por máquina (XML, principalmente Facturae). Un PDF generado desde Word no cuenta.
2. Firma electrónica reconocida o, en su defecto, otros mecanismos que garanticen autenticidad e integridad (EDI con acuerdo entre las partes, sello electrónico cualificado).
3. Consentimiento del destinatario: el receptor debe haberlo aceptado expresamente (con un cliente B2B sujeto a obligación, ese consentimiento se entiende implícito por la norma).

Una factura digital remitida por correo electrónico en PDF sin firma no es "factura electrónica" en sentido legal; es factura en papel digitalizada. Es válida para uso interno, pero no cumple la obligación de factura electrónica B2B.

Formatos admitidos

Facturae es el estándar oficial español: XML estructurado con firma electrónica XAdES. Es el formato exigido para facturar a la Administración Pública (FACe, FACeB2B) y el más extendido entre proveedores de software de facturación electrónica.

UBL (Universal Business Language) es el estándar internacional ISO/IEC 19845, adoptado por la UE para la red Peppol y exigido en facturación B2G en varios países europeos.

EDIFACT es el estándar EDI clásico, usado en sectores específicos (gran distribución, automoción).

CII (Cross Industry Invoice) es otro formato estructurado del UN/CEFACT, alternativa a UBL.

El reglamento español permite varios formatos siempre que cumplan los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad. Lo habitual para un autónomo es Facturae.

Plataformas

Para un autónomo individual hay varias opciones operativas:

• Software de facturación homologado: existen plataformas comerciales y soluciones libres (por ejemplo FacturaScripts) que generan Facturae 3.2.x firmada y permiten enviarla al cliente. Este observatorio no recomienda ni evalúa proveedores concretos.
• Generador oficial del MINECO: el programa libre de la Subdirección General de Tecnologías de la Información permite emitir Facturae 3.2 firmada con certificado digital. Es gratuito.
• FACe (Punto General de Entrada de Factura Electrónica): obligatorio para facturar a la Administración General del Estado.
• FACeB2B: equivalente para facturación entre empresas privadas grandes; se está extendiendo como infraestructura de referencia.

Datos obligatorios de una factura

Todos los datos de una factura completa (artículo 6 del RD 1619/2012) son exigibles también en la versión electrónica:

• Número y serie correlativo.
• Fecha de expedición y, si difiere, fecha de operación.
• NIF, nombre y dirección del emisor y del destinatario.
• Descripción detallada de la operación.
• Base imponible, tipo de IVA aplicable y cuota repercutida.
• Total a pagar.
• Si aplica: retención IRPF, recargo de equivalencia, mención al artículo de exención.

En factura electrónica además se exige metadato técnico (formato, certificado de firma, fecha de emisión electrónica).

Conservación

Cualquier factura, electrónica o no, debe conservarse 4 años (general) o 6 años si afecta a la deducibilidad por amortización de bienes de inversión que se prolonguen. La factura electrónica se conserva en el formato original (XML firmado), no basta con guardar una impresión.

Hay que garantizar autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el periodo. Mantener los archivos en una plataforma de facturación de confianza o en almacenamiento propio con copias y verificación de firma es la práctica habitual.

Facturación a la Administración Pública

Desde 2015 (Ley 25/2013), cualquier factura a una Administración General del Estado o Comunidad Autónoma debe ser electrónica vía FACe o equivalente autonómico. Para autónomos que trabajan con sector público es ya obligación cotidiana: el cliente no admitirá una factura en papel.

Caso práctico: cómo implementar la transición

Perfil: consultor autónomo que factura a 10 empresas + 5 administraciones públicas + algunos clientes particulares.

Estado actual (antes de la obligación)

• Emite facturas en Word/PDF.
• Las envía por correo electrónico.
• Cliente las imprime o las archiva en su gestoría.

Estado tras la obligación de factura electrónica B2B

1. Adquirir software de facturación electrónica homologado (mercado amplio entre suites comerciales SaaS y alternativas libres). Coste típico: 10-30 €/mes.
2. Disponer de certificado digital FNMT o equivalente (gratuito).
3. Configurar series de facturación y datos del autónomo y clientes.
4. Emitir cada factura en formato Facturae 3.2.x firmada electrónicamente.
5. Enviar al cliente vía correo electrónico (XML adjunto) o plataforma intermedia (FACeB2B, Pectef, etc.).
6. Para la Administración: envío obligatorio a través de FACe o sus equivalentes autonómicos.
7. Conservar el XML firmado durante 4-6 años en almacenamiento seguro.

Coste e impacto

• Coste anual del software: 120-360 €.
• Tiempo de adaptación: 2-4 horas para entender el flujo + 5-10 minutos por factura (en lugar de 2 min con Excel).
• Beneficios: trazabilidad completa, integración con gestoría, cumplimiento normativo, datos automáticos para modelo 303.

Régimen sancionador

Incumplimiento de la obligación de factura electrónica B2B (Ley 18/2022):

• Sanción base: 10.000 € por infracción según el régimen sancionador de la Ley Crea y Crece.
• Sanciones adicionales si se acumulan infracciones reiteradas o se obstaculiza la verificación por la AEAT.
• En caso de obligación incumplida sistemáticamente, posibilidad de calificación como infracción grave con multas más altas.

Régimen específico VeriFactu (RD 1007/2023):

• Sanciones específicas para uso de software no homologado.
• Penalización por no enviar registros a tiempo a la AEAT.

VeriFactu (RD 1007/2023) en profundidad

VeriFactu es el sistema de control en tiempo real que la AEAT impone a los sistemas de facturación. Su finalidad es que cada factura emitida quede registrada de forma íntegra, trazable y verificable, evitando software de doble uso (caja B). Es independiente de la obligación de factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece, pero ambas coexisten en el ecosistema del autónomo.

Qué exige a un sistema de facturación

• Registro estructurado de cada factura con datos completos (emisor, receptor, fecha, base, IVA, total).
• Encadenamiento criptográfico (hash) de los registros para garantizar integridad.
• Firma electrónica del registro de facturación.
• Capacidad de envío automático a la AEAT (modalidad "remitida") o de conservación local con verificación (modalidad "no remitida").
• QR identificador en cada factura emitida que enlaza con el registro.

Modalidades

Calendario de aplicación

Calendario de la Ley Crea y Crece por tramo de facturación

El reglamento de desarrollo establece la fecha exacta de entrada en vigor para cada tramo. Mientras no se publique, la obligación B2B no es exigible al colectivo. La cadena de hechos depende de la aprobación del reglamento por el Consejo de Ministros tras informe del Consejo de Estado.

Régimen sancionador ampliado

Las sanciones se acumulan cuando coexisten incumplimientos:

La AEAT puede acumular varias conductas en un mismo expediente. La calificación como infracción grave sube el tipo y permite publicación en el listado de deudores.

Errores frecuentes

• Enviar un PDF y creer que es factura electrónica: no lo es. PDF sin firma no cumple.
• Firmar con certificado caducado: la factura es inválida desde el punto de vista normativo.
• Numeración con saltos: las series correlativas no pueden tener huecos. Si una factura se anula, se rectifica con una factura rectificativa (no se borra).
• Olvidar las menciones obligatorias: exención IVA (art. de la Ley 37/1992 que corresponda), inversión del sujeto pasivo, recargo de equivalencia, retención profesional.
• No comunicar el cambio de domicilio fiscal o de actividad: las facturas emitidas con datos desactualizados pueden ser rechazadas.
• Confundir factura electrónica con VeriFactu: la primera es obligatoria B2B según calendario; la segunda es obligatoria casi universalmente desde 2026. Ambas pueden cumplirse con el mismo software.
• Usar Excel/Word para emitir factura desde 2026: VeriFactu lo impide; hay que usar software homologado aunque la factura no requiera ser electrónica.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que emitir factura electrónica a mi cliente particular (consumidor final)?

No por ahora. La obligación de la Ley 18/2022 es B2B. A consumidor final basta con factura simplificada o completa en papel/PDF.

¿Me puedo seguir resistiendo a usar factura electrónica si mi cliente es una pequeña empresa?

Solo hasta que entre en vigor para tu tramo. La norma obliga al emisor; el receptor puede exigir la factura electrónica si está obligado.

¿Vale cualquier software comercial de facturación para cumplir?

Sí, siempre que genere Facturae 3.2 (o formato equivalente admitido) con firma electrónica cualificada y cumpla VeriFactu (RD 1007/2023). Conviene revisar que el plan contratado incluye emisión firmada: no todos los planes básicos del mercado lo incorporan.

¿Y si me niego, qué pasa?

Sanción administrativa: 10.000 € por infracción según el régimen sancionador previsto en la Ley 18/2022, sin perjuicio de otras consecuencias.

¿La factura simplificada también puede ser electrónica?

Sí, pero la obligación de factura electrónica B2B se refiere a la factura completa. La simplificada queda sometida a las reglas habituales.

Software homologado para VeriFactu

La AEAT publica un listado oficial de software certificado. Categorías más habituales:

El listado oficial está en sede.agenciatributaria.gob.es bajo "Sistemas Informáticos de Facturación". Se actualiza mensualmente.

Modo VeriFactu vs modo no-VeriFactu

El software homologado puede operar en dos modos:

El autónomo elige el modo. Modo VeriFactu reduce carga administrativa (sin obligación de conservar) a cambio de mayor visibilidad fiscal en tiempo real.

Caso numérico: coste de migración

Perfil: Marta, abogada autónoma, 80 facturas/año, software actual Excel (no apto desde 1 julio 2026).

Si Marta no migra: sanción potencial hasta 50.000 €/año + 10.000 €/infracción por incumplimiento de obligación de factura electrónica B2B.

Walk-through: facturar con software homologado

1. Adquirir software del listado AEAT.
2. Configuración inicial: NIF, dirección fiscal, serie de facturación, IBAN, datos del cliente recurrente.
3. Emitir factura:
   • Seleccionar plantilla.
   • Cumplimentar concepto, base, IVA, retención.
   • Software calcula huella criptográfica.
   • Software genera código QR único.
4. Modo VeriFactu: envío automático a AEAT.
5. Modo no-VeriFactu: factura queda en servidor local con huella.
6. Envío al cliente: PDF con QR + XML estructurado adjunto si el cliente lo exige.
7. Conservación: respaldo del registro con huella durante 4 años fiscales / 6 años mercantiles.

Diferencia con factura B2B (Ley Crea y Crece) y factura B2G (FACe)

Una misma factura puede cumplir las tres regulaciones simultáneamente con software homologado.

Errores frecuentes adicionales

• Confundir Facturae con PDF firmado: Facturae es formato XML estructurado obligatorio para sector público. PDF firmado no es Facturae.
• No verificar el sello del software: comprar software no homologado para VeriFactu activa sanciones específicas.
• No conservar el respaldo VeriFactu: aunque AEAT custodie, el autónomo debe poder reproducir las facturas durante 4 años.
• Modificar facturas tras la huella: la huella criptográfica impide alteraciones. Cualquier corrección requiere factura rectificativa.

VeriFactu y Crea y Crece: cómo conviven en la práctica del autónomo

Aunque ambos marcos normativos buscan formalizar y digitalizar la facturación, tienen origen, alcance y calendario distintos. Entenderlos por separado es la mejor forma de cumplirlos con un único sistema.

Ley Crea y Crece (Ley 18/2022): el objetivo es la morosidad B2B

La Ley 18/2022, conocida como Crea y Crece, nació para combatir los plazos de pago abusivos entre empresas. La obligación de factura electrónica entre empresas y autónomos es uno de sus instrumentos: si el acreedor tiene una factura electrónica estructurada, el deudor no puede negar haberla recibido ni alegar extravío. La norma exige que la factura electrónica B2B permita al receptor acusar recibo y aceptarla o rechazarla de forma trazable.

El reglamento de desarrollo es el que concreta plazos, formatos y obligaciones técnicas. Hasta su publicación y entrada en vigor, la obligación B2B no es exigible para los tramos de facturación afectados. El Consejo de Ministros lo aprueba tras informe del Consejo de Estado; cualquier retraso en ese proceso pospone también el inicio de la obligación.

Para el autónomo con facturación inferior a 8 millones de euros, el plazo es de 24 meses desde la entrada en vigor del reglamento de desarrollo. Esto significa que, en 2026, si el reglamento no se ha publicado aún o acaba de publicarse, la obligación B2B todavía no le aplica. Sin embargo, el cumplimiento de VeriFactu (que sí es exigible desde el 1 de enero de 2026) requiere ya software homologado que, en la mayoría de los casos, genera simultáneamente facturas en formato Facturae válidas a efectos de Crea y Crece.

VeriFactu (RD 1007/2023): el objetivo es el control fiscal en tiempo real

VeriFactu no tiene relación con la morosidad B2B. Su objetivo es que la AEAT tenga acceso inmediato al registro de cada factura emitida para eliminar la doble contabilidad y el software de "caja B". Los requisitos técnicos —encadenamiento de registros con hash, firma electrónica, QR en la factura— garantizan que el archivo de facturas no pueda manipularse retroactivamente.

Desde el 1 de enero de 2026, cualquier autónomo en estimación directa (simplificada o normal) debe emitir facturas desde software homologado que cumpla los requisitos del RD 1007/2023. El periodo transitorio con sanciones graduales cubre los primeros meses de 2026 para sistemas que estaban en proceso de adaptación, pero no exime de la obligación.

El código QR que genera el software no es solo un elemento decorativo: contiene el hash de la factura y permite a cualquier receptor o inspector verificar en la sede de la AEAT que la factura no ha sido alterada desde su emisión. Esto tiene una implicación directa para el modelo 303: el IVA de las facturas emitidas desde software homologado queda registrado en la AEAT en tiempo real, lo que facilita el cruce con la declaración trimestral y eleva el riesgo de detección de inconsistencias.

Cómo afectan a la declaración del IVA

Las facturas que emite el autónomo con software homologado VeriFactu son la base del modelo 303 de IVA trimestral: el IVA repercutido declarado en el 303 debe coincidir con el que figura en las facturas registradas ante la AEAT. Con VeriFactu remitida, la AEAT ya tiene ese registro antes de que el autónomo presente el 303; cualquier diferencia entre el registro de facturas y el modelo presentado genera un requerimiento automático. El margen de error "informal" que existía con el sistema anterior desaparece.

Flujo de la factura electrónica en una operación B2B: de la emisión al archivo

El cumplimiento de VeriFactu y de la Ley Crea y Crece no afecta solo al momento de emitir la factura; condiciona también cómo se envía, cómo la recibe el cliente y cómo se archiva por ambas partes. El flujo completo de una operación B2B entre un autónomo emisor y una empresa receptora, con ambas obligaciones activas, es el siguiente:

1. Emisión. El autónomo emite la factura desde software homologado VeriFactu. El software calcula el hash del registro, lo encadena con el de la factura anterior, aplica la firma electrónica y genera el código QR. Si opera en modalidad VeriFactu remitida, el registro se envía automáticamente a la AEAT en tiempo real.

2. Generación del archivo Facturae. Si el cliente es una empresa obligada a recibir factura electrónica (por tamaño o porque ya aplica la obligación de Crea y Crece), el software genera simultáneamente el XML Facturae 3.2.x firmado. No es un paso adicional: el mismo software que cumple VeriFactu puede generar Facturae en la misma operación.

3. Envío al cliente. Se puede enviar el XML Facturae directamente por correo electrónico, a través de una plataforma de intercambio (FACeB2B, FacturAE, Peppol) o mediante acceso a un portal del cliente. El cliente debe acusar recibo de forma trazable (aceptar o rechazar la factura). Un rechazo por parte del cliente activa el plazo de rectificación y suspende el plazo de pago legal.

4. Conservación. El emisor conserva el XML firmado con la huella criptográfica durante el plazo legal (4 años fiscales, 6 años mercantiles). El receptor conserva el XML recibido. Ambos pueden verificar la integridad de la factura escaneando el QR en la sede de la AEAT, que devuelve los datos registrados en el momento de emisión.

5. Volcado en el modelo 303. El IVA repercutido de las facturas emitidas ese trimestre se declara en el modelo 303 de IVA trimestral. Con VeriFactu remitida, la AEAT ya tiene el detalle; la suma del 303 debe coincidir con el total de IVA de los registros enviados ese trimestre. Cualquier diferencia (facturas emitidas que no constan en el registro, o registros enviados que no aparecen en el 303) activa un requerimiento automático.

Glosario: tipos de factura

Las obligaciones de VeriFactu y Crea y Crece afectan de forma distinta a la factura completa y a la simplificada. Conocer las diferencias entre ambas es necesario para aplicar correctamente los umbrales y los requisitos de cada norma:

• Factura completa: factura con todos los datos del emisor y del receptor, base imponible, tipo y cuota de IVA, y retención si aplica. Obligatoria en operaciones B2B. Es el único tipo de factura que permite al receptor deducir el IVA soportado. A efectos de VeriFactu, debe emitirse desde software homologado.

• Factura simplificada: anteriormente denominada ticket. Puede no incluir los datos del destinatario (salvo que este los exija para deducir IVA). Válida hasta 400 € en general y hasta 3.000 € en hostelería y actividades específicas. El receptor puede deducir el IVA soportado solo si la factura simplificada incluye su NIF y los datos necesarios. A efectos de VeriFactu, también debe emitirse desde software homologado si el emisor está sujeto a la obligación.

Verificación de facturas recibidas con código QR VeriFactu

Desde 2026, cualquier factura emitida desde software homologado lleva un código QR que permite verificar su autenticidad en la sede de la AEAT. Como receptor de facturas, puedes usar ese QR para confirmar que la factura no ha sido manipulada antes de deducir el IVA soportado o de registrarla como gasto. El proceso de verificación:

1. Escanear el código QR con cualquier aplicación de lectura.
2. El QR redirige a una URL de la sede de la AEAT con los datos del registro original.
3. Si los datos del registro coinciden con los de la factura recibida (NIF emisor, NIF receptor, base, IVA, total, fecha), la factura es auténtica.
4. Si los datos no coinciden o la URL no devuelve resultado, la factura puede haber sido alterada o provenir de software no homologado.

Esta verificación no es obligatoria para el receptor, pero es especialmente útil para autónomos que reciben muchas facturas de proveedores distintos o cuando hay dudas sobre la autenticidad de un documento. En una inspección, las facturas recibidas sin QR o con QR que no verifica correctamente pueden generar preguntas sobre su validez formal.

Fuentes

• Ley 18/2022 Crea y Crece: BOE-A-2022-15818.
• RD 1007/2023 VeriFactu: BOE-A-2023-24840.
• Orden HAC/1177/2024, especificaciones técnicas VeriFactu: BOE-A-2024-23135.
• RD 1619/2012 sobre obligaciones de facturación: BOE-A-2007-19744 (consolidado).
• Portal FACe: https://face.gob.es/
• Software libre Facturae (MINECO): https://www.facturae.gob.es/

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Información editorial. El calendario de la Ley Crea y Crece sigue siendo objeto de desarrollos y prórrogas reglamentarias. Antes de tomar decisiones operativas conviene confirmar el estado vigente con la Agencia Tributaria o un asesor.