La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos en España viene impuesta por la Ley 18/2022 Crea y Crece (BOE-A-2022-15818) con un calendario de implantación que se ha ido escalonando con desarrollos reglamentarios y prórrogas. El objetivo de la norma es reducir la morosidad B2B y mejorar la trazabilidad fiscal. Esta guía resume el estado vigente, qué cuenta como factura electrónica válida, los formatos admitidos y las plataformas que la mayoría de autónomos utilizan.
De un vistazo
| Pieza | Estado vigente |
|---|---|
| Norma básica | Ley 18/2022 Crea y Crece (BOE-A-2022-15818) |
| Reglamento de facturación | RD 1619/2012 |
| Factura electrónica B2B | Obligatoria con calendario por tamaño de empresa |
| Factura electrónica B2C | Voluntaria, salvo Administraciones Públicas |
| Factura a la Administración | Obligatoria desde 2015 (FACe, Ley 25/2013) |
| Formato más extendido | Facturae 3.2.x (XML firmado) |
Calendario de obligación
La obligación de emitir factura electrónica entre empresas y autónomos se aplica por tamaño del emisor:
- Empresas y autónomos con facturación anual superior a 8 millones de euros: obligación desde la entrada en vigor del reglamento de desarrollo (12 meses tras su publicación oficial).
- Resto de empresas y autónomos: obligación a los 24 meses desde la publicación del reglamento.
El calendario exacto se concreta en el reglamento de desarrollo de la Ley 18/2022. Conviene comprobar el BOE actualizado antes de descartarse de la obligación, porque los plazos pueden modificarse por sucesivas órdenes.
Factura electrónica vs VeriFactu: dos obligaciones distintas
Es importante no confundir dos marcos normativos que conviven en 2026:
| Aspecto | Factura electrónica (Ley 18/2022) | VeriFactu (RD 1007/2023) |
|---|---|---|
| Propósito | Reducir morosidad B2B, facilitar tramitación | Control fiscal en tiempo real por AEAT |
| Norma | Ley 18/2022 Crea y Crece | RD 1007/2023 + Orden HAC/1177/2024 |
| Sujetos obligados | B2B (empresa-autónomo a empresa-autónomo) | Casi todos los autónomos en directa |
| Formato exigido | XML estructurado (Facturae) | Software homologado con QR + huella digital |
| Envío automático a AEAT | No automático | Sí, en tiempo real |
| Calendario | Escalonado según tamaño y reglamento | Desde 1 enero 2026 con periodo transitorio |
| Conviven | Sí, la misma factura puede cumplir ambas | Sí |
Una factura puede ser electrónica + VeriFactu simultáneamente si se emite en formato Facturae desde software homologado VeriFactu. Lo habitual a partir de 2026 será cumplir ambas obligaciones con el mismo software certificado.
Qué cuenta como factura electrónica válida
La normativa exige tres cosas para que una factura sea "electrónica" a efectos legales, más allá de ser un PDF:
- Formato estructurado: contenidos en un esquema procesable por máquina (XML, principalmente Facturae). Un PDF generado desde Word no cuenta.
- Firma electrónica reconocida o, en su defecto, otros mecanismos que garanticen autenticidad e integridad (EDI con acuerdo entre las partes, sello electrónico cualificado).
- Consentimiento del destinatario: el receptor debe haberlo aceptado expresamente (con un cliente B2B sujeto a obligación, ese consentimiento se entiende implícito por la norma).
Una factura digital remitida por correo electrónico en PDF sin firma no es "factura electrónica" en sentido legal; es factura en papel digitalizada. Es válida para uso interno, pero no cumple la obligación de factura electrónica B2B.
Formatos admitidos
Facturae es el estándar oficial español: XML estructurado con firma electrónica XAdES. Es el formato exigido para facturar a la Administración Pública (FACe, FACeB2B) y el más extendido entre proveedores de software de facturación electrónica.
UBL (Universal Business Language) es el estándar internacional ISO/IEC 19845, adoptado por la UE para la red Peppol y exigido en facturación B2G en varios países europeos.
EDIFACT es el estándar EDI clásico, usado en sectores específicos (gran distribución, automoción).
CII (Cross Industry Invoice) es otro formato estructurado del UN/CEFACT, alternativa a UBL.
El reglamento español permite varios formatos siempre que cumplan los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad. Lo habitual para un autónomo es Facturae.
Plataformas
Para un autónomo individual hay varias opciones operativas:
- Software de facturación homologado: existen plataformas comerciales y soluciones libres (por ejemplo FacturaScripts) que generan Facturae 3.2.x firmada y permiten enviarla al cliente. Este observatorio no recomienda ni evalúa proveedores concretos.
- Generador oficial del MINECO: el programa libre de la Subdirección General de Tecnologías de la Información permite emitir Facturae 3.2 firmada con certificado digital. Es gratuito.
- FACe (Punto General de Entrada de Factura Electrónica): obligatorio para facturar a la Administración General del Estado.
- FACeB2B: equivalente para facturación entre empresas privadas grandes; se está extendiendo como infraestructura de referencia.
Datos obligatorios de una factura
Todos los datos de una factura completa (artículo 6 del RD 1619/2012) son exigibles también en la versión electrónica:
- Número y serie correlativo.
- Fecha de expedición y, si difiere, fecha de operación.
- NIF, nombre y dirección del emisor y del destinatario.
- Descripción detallada de la operación.
- Base imponible, tipo de IVA aplicable y cuota repercutida.
- Total a pagar.
- Si aplica: retención IRPF, recargo de equivalencia, mención al artículo de exención.
En factura electrónica además se exige metadato técnico (formato, certificado de firma, fecha de emisión electrónica).
Conservación
Cualquier factura, electrónica o no, debe conservarse 4 años (general) o 6 años si afecta a la deducibilidad por amortización de bienes de inversión que se prolonguen. La factura electrónica se conserva en el formato original (XML firmado), no basta con guardar una impresión.
Hay que garantizar autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el periodo. Mantener los archivos en una plataforma de facturación de confianza o en almacenamiento propio con copias y verificación de firma es la práctica habitual.
Facturación a la Administración Pública
Desde 2015 (Ley 25/2013), cualquier factura a una Administración General del Estado o Comunidad Autónoma debe ser electrónica vía FACe o equivalente autonómico. Para autónomos que trabajan con sector público es ya obligación cotidiana: el cliente no admitirá una factura en papel.
Caso práctico: cómo implementar la transición
Perfil: consultor autónomo que factura a 10 empresas + 5 administraciones públicas + algunos clientes particulares.
Estado actual (antes de la obligación)
- Emite facturas en Word/PDF.
- Las envía por correo electrónico.
- Cliente las imprime o las archiva en su gestoría.
Estado tras la obligación de factura electrónica B2B
- Adquirir software de facturación electrónica homologado (mercado amplio entre suites comerciales SaaS y alternativas libres). Coste típico: 10-30 €/mes.
- Disponer de certificado digital FNMT o equivalente (gratuito).
- Configurar series de facturación y datos del autónomo y clientes.
- Emitir cada factura en formato Facturae 3.2.x firmada electrónicamente.
- Enviar al cliente vía correo electrónico (XML adjunto) o plataforma intermedia (FACeB2B, Pectef, etc.).
- Para la Administración: envío obligatorio a través de FACe o sus equivalentes autonómicos.
- Conservar el XML firmado durante 4-6 años en almacenamiento seguro.
Coste e impacto
- Coste anual del software: 120-360 €.
- Tiempo de adaptación: 2-4 horas para entender el flujo + 5-10 minutos por factura (en lugar de 2 min con Excel).
- Beneficios: trazabilidad completa, integración con gestoría, cumplimiento normativo, datos automáticos para modelo 303.
Régimen sancionador
Incumplimiento de la obligación de factura electrónica B2B (Ley 18/2022):
- Sanción base: 10.000 € por infracción según el régimen sancionador de la Ley Crea y Crece.
- Sanciones adicionales si se acumulan infracciones reiteradas o se obstaculiza la verificación por la AEAT.
- En caso de obligación incumplida sistemáticamente, posibilidad de calificación como infracción grave con multas más altas.
Régimen específico VeriFactu (RD 1007/2023):
- Sanciones específicas para uso de software no homologado.
- Penalización por no enviar registros a tiempo a la AEAT.
VeriFactu (RD 1007/2023) en profundidad
VeriFactu es el sistema de control en tiempo real que la AEAT impone a los sistemas de facturación. Su finalidad es que cada factura emitida quede registrada de forma íntegra, trazable y verificable, evitando software de doble uso (caja B). Es independiente de la obligación de factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece, pero ambas coexisten en el ecosistema del autónomo.
Qué exige a un sistema de facturación
- Registro estructurado de cada factura con datos completos (emisor, receptor, fecha, base, IVA, total).
- Encadenamiento criptográfico (hash) de los registros para garantizar integridad.
- Firma electrónica del registro de facturación.
- Capacidad de envío automático a la AEAT (modalidad "remitida") o de conservación local con verificación (modalidad "no remitida").
- QR identificador en cada factura emitida que enlaza con el registro.
Modalidades
| Modalidad | Cómo funciona | A quién encaja |
|---|---|---|
| VeriFactu remitida | Cada factura se envía a la AEAT en tiempo real al emitirse | Autónomos sin SII, gran volumen, e-commerce |
| No verificable, con conservación local | El sistema firma y conserva la factura, sin envío automático a la AEAT | Autónomos pequeños con software validado |
| SII (Suministro Inmediato) | Envío de registros en 4 días naturales | Grandes empresas y REDEME |
Calendario de aplicación
| Sujeto | Entrada en vigor |
|---|---|
| Empresarios y profesionales del Impuesto sobre Sociedades | 1 de julio de 2025 |
| Resto de empresarios y profesionales (incluido autónomo IRPF) | 1 de enero de 2026 |
| Sistemas de software preinstalados sin actualizar | Periodo de adaptación con sanciones graduales |
Calendario de la Ley Crea y Crece por tramo de facturación
| Tramo de facturación anual del emisor | Obligación de factura electrónica B2B |
|---|---|
| > 8 millones €/año | Operativo desde la entrada en vigor del reglamento |
| ≤ 8 millones €/año | A los 12 meses adicionales tras la entrada en vigor |
El reglamento de desarrollo establece la fecha exacta de entrada en vigor para cada tramo. Mientras no se publique, la obligación B2B no es exigible al colectivo. La cadena de hechos depende de la aprobación del reglamento por el Consejo de Ministros tras informe del Consejo de Estado.
Régimen sancionador ampliado
Las sanciones se acumulan cuando coexisten incumplimientos:
| Conducta | Sanción base |
|---|---|
| Incumplimiento de la obligación de factura electrónica B2B | 10.000 € por infracción |
| Uso de software de facturación no homologado para VeriFactu | Hasta 50.000 € por ejercicio |
| Fabricación o comercialización de software no homologado | Hasta 150.000 € |
| Obstrucción del derecho del cliente a recibir factura electrónica | 600 € por factura no emitida |
| Falta de QR identificador en la factura | 150 € por factura |
La AEAT puede acumular varias conductas en un mismo expediente. La calificación como infracción grave sube el tipo y permite publicación en el listado de deudores.
Errores frecuentes
- Enviar un PDF y creer que es factura electrónica: no lo es. PDF sin firma no cumple.
- Firmar con certificado caducado: la factura es inválida desde el punto de vista normativo.
- Numeración con saltos: las series correlativas no pueden tener huecos. Si una factura se anula, se rectifica con una factura rectificativa (no se borra).
- Olvidar las menciones obligatorias: exención IVA (art. de la Ley 37/1992 que corresponda), inversión del sujeto pasivo, recargo de equivalencia, retención profesional.
- No comunicar el cambio de domicilio fiscal o de actividad: las facturas emitidas con datos desactualizados pueden ser rechazadas.
- Confundir factura electrónica con VeriFactu: la primera es obligatoria B2B según calendario; la segunda es obligatoria casi universalmente desde 2026. Ambas pueden cumplirse con el mismo software.
- Usar Excel/Word para emitir factura desde 2026: VeriFactu lo impide; hay que usar software homologado aunque la factura no requiera ser electrónica.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que emitir factura electrónica a mi cliente particular (consumidor final)?
No por ahora. La obligación de la Ley 18/2022 es B2B. A consumidor final basta con factura simplificada o completa en papel/PDF.
¿Me puedo seguir resistiendo a usar factura electrónica si mi cliente es una pequeña empresa?
Solo hasta que entre en vigor para tu tramo. La norma obliga al emisor; el receptor puede exigir la factura electrónica si está obligado.
¿Vale cualquier software comercial de facturación para cumplir?
Sí, siempre que genere Facturae 3.2 (o formato equivalente admitido) con firma electrónica cualificada y cumpla VeriFactu (RD 1007/2023). Conviene revisar que el plan contratado incluye emisión firmada: no todos los planes básicos del mercado lo incorporan.
¿Y si me niego, qué pasa?
Sanción administrativa: 10.000 € por infracción según el régimen sancionador previsto en la Ley 18/2022, sin perjuicio de otras consecuencias.
¿La factura simplificada también puede ser electrónica?
Sí, pero la obligación de factura electrónica B2B se refiere a la factura completa. La simplificada queda sometida a las reglas habituales.
Software homologado para VeriFactu
La AEAT publica un listado oficial de software certificado. Categorías más habituales:
| Tipo | Ejemplos genéricos | Coste orientativo |
|---|---|---|
| Software SaaS (online, suscripción) | Soluciones cloud que emiten Facturae + VeriFactu | 10-30 €/mes |
| Software ERP completo | Para autónomos con varias actividades + contabilidad | 30-100 €/mes |
| Software gratuito MINECO | Facturae oficial gratuito del Ministerio | 0 € (limitaciones) |
| Plataformas sectoriales | Específicas de hostelería, comercio, profesionales | Variable |
El listado oficial está en sede.agenciatributaria.gob.es bajo "Sistemas Informáticos de Facturación". Se actualiza mensualmente.
Modo VeriFactu vs modo no-VeriFactu
El software homologado puede operar en dos modos:
| Modo | Envío AEAT | Conservación local del registro |
|---|---|---|
| VeriFactu (envío en tiempo real) | Inmediato tras emisión | No obligatoria; AEAT custodia |
| No-VeriFactu (envío diferido) | Sin envío automático | Obligatoria con huella criptográfica |
El autónomo elige el modo. Modo VeriFactu reduce carga administrativa (sin obligación de conservar) a cambio de mayor visibilidad fiscal en tiempo real.
Caso numérico: coste de migración
Perfil: Marta, abogada autónoma, 80 facturas/año, software actual Excel (no apto desde 1 julio 2026).
| Concepto | Coste estimado |
|---|---|
| Software SaaS homologado (Sage, Holded alternativa, etc.) | 15 €/mes × 12 = 180 €/año |
| Tiempo de migración inicial | ~10 h (gratuito si lo hace ella) |
| Tiempo de gestión mensual | ~1 h/mes |
| Asesoría puntual para migración | 200 € (opcional) |
| Total año 1 | ~380 € |
| Año 2 en adelante | ~180 €/año |
Si Marta no migra: sanción potencial hasta 50.000 €/año + 10.000 €/infracción por incumplimiento de obligación de factura electrónica B2B.
Walk-through: facturar con software homologado
- Adquirir software del listado AEAT.
- Configuración inicial: NIF, dirección fiscal, serie de facturación, IBAN, datos del cliente recurrente.
- Emitir factura:
- Seleccionar plantilla.
- Cumplimentar concepto, base, IVA, retención.
- Software calcula huella criptográfica.
- Software genera código QR único.
- Modo VeriFactu: envío automático a AEAT.
- Modo no-VeriFactu: factura queda en servidor local con huella.
- Envío al cliente: PDF con QR + XML estructurado adjunto si el cliente lo exige.
- Conservación: respaldo del registro con huella durante 4 años fiscales / 6 años mercantiles.
Diferencia con factura B2B (Ley Crea y Crece) y factura B2G (FACe)
| Aspecto | Factura B2G (sector público) | Factura B2B (Crea y Crece) | VeriFactu |
|---|---|---|---|
| Obligatoria | Desde 2015 (Ley 25/2013) | Pendiente reglamento | Desde 2026 (RD 1007/2023) |
| Formato | Facturae 3.2 XML | Facturae XML o equivalente | Cualquier factura con huella |
| Firma electrónica cualificada | Obligatoria | Recomendada | Opcional |
| Envío a | FACe (punto general entrada) | Plataforma privada o AEAT | AEAT (modo VeriFactu) |
| Ámbito subjetivo | Cualquier proveedor de AAPP | Empresas y autónomos sujetos | Autónomos en estimación directa |
Una misma factura puede cumplir las tres regulaciones simultáneamente con software homologado.
Errores frecuentes adicionales
- Confundir Facturae con PDF firmado: Facturae es formato XML estructurado obligatorio para sector público. PDF firmado no es Facturae.
- No verificar el sello del software: comprar software no homologado para VeriFactu activa sanciones específicas.
- No conservar el respaldo VeriFactu: aunque AEAT custodie, el autónomo debe poder reproducir las facturas durante 4 años.
- Modificar facturas tras la huella: la huella criptográfica impide alteraciones. Cualquier corrección requiere factura rectificativa.
Fuentes
- Ley 18/2022 Crea y Crece:
BOE-A-2022-15818. - RD 1619/2012 sobre obligaciones de facturación:
BOE-A-2007-19744(consolidado). - Portal FACe: https://face.gob.es/
- Software libre Facturae (MINECO): https://www.facturae.gob.es/
Información editorial. El calendario de la Ley Crea y Crece sigue siendo objeto de desarrollos y prórrogas reglamentarias. Antes de tomar decisiones operativas conviene confirmar el estado vigente con la Agencia Tributaria o un asesor.