Pregunta frecuente
Para deducir un gasto necesitas tres cosas: una factura completa a tu nombre, que el gasto esté correlacionado con la actividad económica, y que esté registrado en el libro de gastos. Un ticket sin tus datos fiscales no es suficiente.
Justificar un gasto para deducirlo en el IRPF del autónomo requiere cumplir tres condiciones simultáneas:
Si cualquiera de los tres elementos falta, la AEAT puede rechazar la deducción en una comprobación o inspección.
Una factura válida para deducir debe incluir obligatoriamente:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número y serie | Identificación única de la factura |
| Fecha de expedición | Del documento, no del pago |
| Datos del emisor | Nombre/razón social, NIF/CIF, dirección |
| Datos del receptor | Tu nombre, tu NIF y tu dirección |
| Descripción del servicio o bien | Qué se ha facturado y en qué cantidad |
| Base imponible | Importe sin IVA |
| Tipo de IVA | 21 %, 10 %, 4 % o exento |
| Cuota de IVA | Importe del impuesto |
| Total de la factura | Base + IVA |
La ausencia de cualquiera de estos elementos convierte el documento en una factura incompleta o en un simple albarán, no válido para deducir.
Un ticket de caja (el papel que imprime el TPV del establecimiento) no cumple los requisitos de una factura completa: no incluye los datos del receptor ni el desglose normalizado. El ticket puede servir como justificante de pago, pero no como documento fiscal de la operación.
Para deducir, necesitas exigir al establecimiento o proveedor una factura completa con tus datos. Esto aplica tanto a gasolineras como a restaurantes, tiendas de material de oficina, hoteles o cualquier otro proveedor.
Excepción: las facturas simplificadas (tiques-factura) están reconocidas reglamentariamente para operaciones de importe reducido (hasta 400 € o hasta 3.000 € en algunos supuestos), pero aun así deben contener NIF del emisor, descripción, tipo e importe del IVA. No incluyen datos del receptor, por lo que su capacidad de deducción es limitada.
No basta con tener factura: el gasto debe ser objetivamente necesario para la actividad. La correlación puede acreditarse de varias formas:
Cuando la correlación no es evidente por sí sola, conviene guardar el contexto documental que la acredita.
Todo autónomo en estimación directa está obligado a llevar un libro registro de gastos donde se anotan, por fecha, todas las facturas de gasto relacionadas con la actividad. Las entradas mínimas por cada gasto son:
Este libro puede llevarse en software de contabilidad, en una hoja de cálculo o en el formato que el autónomo prefiera, siempre que permita identificar cada gasto de forma individual.
El pago en efectivo no invalida automáticamente la deducción, pero añade un riesgo: si la AEAT no puede verificar el pago de forma trazable, puede cuestionarlo. Además, la norma sobre gastos de manutención (dietas) exige expresamente el pago por medio electrónico para que el gasto sea deducible. Para el resto de gastos, el efectivo no está prohibido pero es menos sólido que el pago bancario.
La recomendación práctica: usa siempre medios electrónicos para gastos de la actividad. Si pagas en efectivo, conserva el recibo firmado y la factura.
Las facturas deben conservarse durante 4 años (el plazo de prescripción tributaria) desde la fecha límite de presentación de la declaración donde se dedujeron. En la práctica, muchos asesores recomiendan conservarlas durante 6 años para cubrir posibles inspecciones con inicio tardío.
La AEAT acepta facturas en formato digital si son una copia auténtica del original.
| Error | Consecuencia |
|---|---|
| Guardar solo el ticket, no la factura | Deducción rechazable |
| Factura sin tus datos fiscales | Deducción rechazable |
| No registrar el gasto en el libro | Presunción de inexistencia del gasto |
| Deducir gastos sin correlación con la actividad | Regularización + intereses |
| Perder facturas antiguas | Sin prueba en caso de inspección de ejercicios anteriores |
La carga de la prueba corresponde al autónomo. Si la AEAT pregunta por un gasto, tú debes demostrar que es deducible, no ellos que no lo es. Una documentación ordenada y completa es la mejor defensa.
Para el marco de qué gastos son deducibles:
Publicado: 25 de mayo de 2026 · Última revisión: 29 de mayo de 2026 · Autor: Borja Cifuentes