Factura proforma

Documento comercial preparatorio que detalla un pedido, presupuesto o cotización con los datos básicos de la operación prevista (bien o servicio, precio, condiciones, plazo de entrega, forma de pago) pero sin valor de factura a efectos legales ni fiscales. No genera obligación tributaria, no se incluye en el libro de IVA emitidas, no se reporta en cruces informativos y no devenga el impuesto.

Su finalidad es informativa y comercial: sirve para que el cliente confirme el encargo, autorice un gasto, justifique internamente la compra o presente la operación a un tercero (banco, departamento de compras, comité de aprobación). Una vez confirmada la operación, debe emitirse la factura definitiva con todos los requisitos legales del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012.

Aplicación al autónomo

Casos típicos de uso para el autónomo:

• Envío de presupuesto detallado al cliente para que apruebe el encargo antes de iniciar el trabajo.
• Justificación de pedido pendiente de cobro para gestionar un anticipo o reserva.
• Documento aportado a una entidad financiera para tramitar un préstamo o anticipo basado en un contrato de servicios.
• Operaciones de importación o exportación: la proforma suele acompañar el pedido para trámites aduaneros previos.

La proforma no impone obligación de pago al cliente: sin factura definitiva, no hay base jurídica para reclamación judicial del importe, salvo que exista contrato firmado independiente que acredite el compromiso. Tampoco permite al destinatario deducir el IVA ni el gasto, ni exime al emisor de emitir la factura real cuando se materialice la operación.

Cifra de referencia o caso

Datos habituales en una proforma (sin requisitos legales formales, pero por buena práctica comercial):

• Encabezado claro: "FACTURA PROFORMA" o "PROFORMA INVOICE" en operaciones internacionales.
• Numeración propia distinta de la serie oficial de facturas (por ejemplo, PRO-2026-001).
• Datos del emisor y del cliente.
• Descripción detallada del bien o servicio.
• Precio unitario, importe total y, en su caso, IVA estimado.
• Validez de la oferta (típicamente entre 15 y 90 días).
• Indicación de que no es factura a efectos fiscales.

Cuándo importa (o no)

Importa al autónomo que trabaja con clientes empresariales que requieren aprobación previa, en operaciones de exportación, y en presupuestos de servicios profesionales de cierto importe. Confundir proforma con factura es un error frecuente: no permite deducir IVA al cliente, no genera obligación tributaria al emisor y, en caso de impago, no es título ejecutivo.

Términos relacionados

• factura electrónica
• factura simplificada
• factura rectificativa
• IVA