El libro de ingresos y gastos es el registro contable obligatorio para todo autónomo que tribute en estimación directa —simplificada o normal— y que ejerza una actividad empresarial no mercantil o una actividad profesional. Recoge, en orden cronológico, todas las facturas emitidas que generan ingresos y todos los gastos deducibles del ejercicio, con el respaldo del justificante original de cada apunte.
La obligación proviene del artículo 68 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007). Es la base contable mínima sobre la que se calcula el rendimiento neto que el autónomo declara en el modelo 130 trimestral y en el modelo 100 de la declaración anual de la renta.
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Fecha | Día, mes y año del devengo |
| Número de factura | Serie y número correlativo |
| Cliente o proveedor | Nombre completo y NIF |
| Concepto | Descripción breve de la operación |
| Base imponible | Importe neto sin IVA |
| IVA | Cuota, separada de la base |
| Retención IRPF | Importe retenido, si aplica |
| Total factura | Suma de base más IVA menos retención |
La retención en facturas a profesionales es especialmente relevante: el autónomo profesional que emite facturas con retención del 15 % (o del 7 % en los primeros tres años de actividad) debe reflejarlo en el libro porque ese importe es un anticipo del IRPF que se descuenta de la cuota a pagar en el modelo 100 anual.
El libro de ingresos y gastos es la única documentación contable que la normativa exige al autónomo no mercantil. No hay que llevar libro diario, libro mayor, balance ni cuenta de resultados según el Plan General de Contabilidad. Eso lo diferencia sustancialmente de las sociedades mercantiles y de los autónomos con actividad mercantil que superen los umbrales del Código de Comercio.
La alimentación del libro puede hacerse de forma manual, en hoja de cálculo o mediante software de facturación. Desde la entrada en vigor progresiva del sistema VeriFactu (RD 1007/2023), los autónomos obligados o acogidos voluntariamente a ese sistema generan los registros de forma automática a través del software homologado, lo que facilita la trazabilidad pero no exime de conservar los justificantes.
El libro de ingresos se complementa con el libro de gastos cuando el autónomo opta por llevarlos separados, aunque la práctica habitual es un único registro cronológico donde se distinguen ingresos y gastos por columnas o por tipo de asiento.
Los autónomos con actividad mercantil —comercio, industria, construcción, hostelería— que no alcancen los umbrales del Código de Comercio pueden limitarse al libro de ingresos y gastos. Los que superen esos umbrales están obligados a llevar contabilidad completa y a depositar los libros en el Registro Mercantil. La mayoría de autónomos de servicios y profesionales liberales quedan en el régimen simplificado del libro de ingresos y gastos.
Anotar los ingresos en la fecha de cobro en lugar de en la fecha de devengo. El criterio fiscal es el devengo: la factura se imputa en el periodo en que se emite y se realizó la operación, no cuando entra el dinero en cuenta. En estimación directa simplificada existe la opción del criterio de caja bajo ciertas condiciones, pero debe declararse expresamente.
Mezclar gastos personales sin afectación a la actividad. El gasto personal incluido en el libro que no sea deducible fiscalmente infla artificialmente el rendimiento neto negativo y puede dar lugar a regularización con sanción.
No conservar la factura original que soporta el apunte. El libro es el registro, pero el justificante es la prueba. En una comprobación de la AEAT, el apunte sin factura no acredita el gasto. Los tickets de caja sin NIF del proveedor no son válidos para la deducción del IVA y son débiles en IRPF.
Llevar el libro con retraso acumulado y cumplimentarlo justo antes de presentar el 130. El reglamento exige llevanza al día. Los datos retroactivos masivos presentados en el momento de la liquidación son una señal de alerta en actuaciones inspectoras.
El libro de ingresos y gastos importa cada trimestre, cuando el autónomo calcula la base del modelo 130. Importa también en junio, cuando se prepara el modelo 100 anual y se reconcilian los ingresos y gastos del ejercicio. Y tiene un valor crítico cuando la AEAT inicia un procedimiento de comprobación o de inspección: es el primer documento que solicita.
¿Puedo llevar el libro en Excel? Sí. No existe un formato oficial obligatorio para autónomos en estimación directa simplificada. El libro puede estar en papel, en hoja de cálculo o en software, siempre que contenga los datos mínimos reglamentarios y que permita la auditoría por la AEAT.
¿Cuánto tiempo debo conservarlo? Cuatro años desde la fecha límite de presentación de la autoliquidación de IRPF a la que afecte. Si hay bienes de inversión todavía en amortización, el plazo se amplía mientras dure esa amortización más cuatro años adicionales.
¿El libro de ingresos y gastos sustituye al libro de IVA? No. Son registros independientes con finalidades distintas. El libro de ingresos y gastos sirve al IRPF; los libros de IVA repercutido y soportado sirven al IVA. En la práctica, un buen software de gestión los genera simultáneamente a partir de las mismas facturas.
Publicado: 25 de mayo de 2026 · Última revisión: 29 de mayo de 2026 · Autor: Borja Cifuentes